A ProgramTECH MOST Ügyviteli program képes e-számlázást is támogatni. Mielőtt belevágna érdemes megismerkedni a feltételrendszerrel.
Mi az e-számla? Elektronikus formában (a NAV által befogadott fájltípusok közismert formátumok) kibocsátott és elektronikus formában befogadott számla, ugyanazon tartalmi, könyvviteli szabályok vonatkoznak, rá, mint a papíralapú számlára. Kihívás a papíralapú számlázással szemben (ahol az elvárásokat a papíralapú számla megfoghatósága és szokás alapján többé-kevésbé adottnak ismerjük el):
- az eredet hitelessége
- a tartalom sértetlensége
- a tartalom hosszú távú integritása és az olvashatóság biztosítása
Az elektronikus számlázás megvalósítása két módszerrel is elképzelhető, e-aláírással (A) és anélkül (B). Mindkét módozatban az e-számlázás bevezetése 3 fázisra osztható.
A.. Elektronikus aláírással létrehozott e-számla.
1. Adminisztrációs teendők bevezetéskor
- szerződéskötés e-aláírás szolgáltatásra
- NAV-hoz bejelenteni az e-számlázást
- a számlabefogadót tájékoztatni v. ráutaló magatartását előhívni (törvény szerint, de sokkal üzletszerűbb erről a szándékunkról tárgyalást kezdeményezni vevőnkkel)
- megőrzési kötelezettség kivitelezésnek meghatározása (iratkezelési, adatbiztonsági folyamatok
2. Az e-számlázás folyamata
- e-számla tartalmi megírása például a MOST Számlázó programból
- e-aláírásra küldés, számla szolgáltató webfelületéről történő letöltése (számla befogadóra is vonatkozik)
- e-aláírás ellenőrzése (számla befogadóra vonatkozik)
- könyvelésre küldés (számla befogadóra is vonatkozik)
- archiválás (számla befogadóra is vonatkozik)
3. Archiválási megoldások
- vagy saját archiválás (akár hardver lemezre, több példányban, több helyszínen) + minősített tanúsító szolgáltatótól származó időbélyeg
- vagy minősített archív szolgáltatóval szerződni
B. E-számlázás megbízható üzleti ellenőrzési eljárás keretében
1. Adminisztrációs teendők bevezetéskor
- megbízható üzleti ellenőrzési rendszer kialakítása pl. iratkezelési, számviteli szabályzat keretein belül (a számlabefogadóra is vonatkozik)
2. Az e-számlázás folyamata
- a ProgramTECH MOST Dokumentumkezelő Modul vagy egyéb vállalatirányítási rendszer használatával a saját belső, ügyféltől, illetve harmadik féltől származó bizonylatokkal alátámasztani a számla hitelességét és tartalma integritását (a számlabefogadóra is vonatkozik)
3. Archiválás
- vagy saját archiválás + minősített tanúsító szolgáltatótól származó időbélyeg + e-aláírás
- vagy archív szolgáltatóval szerződni + e-aláírás
Az e-számlázás jogi szabályozásáról, a fokozatos bevezetéséről, egyéb megoldásainkról látogasson a ProgramTECH MOST weboldalára
http://most.programtech.hu/e_szamla_tavszamla_pdf_emailben
.